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关于印发《上海保险专业中介机构合规指引》的通知
发布时间:2017-03-15      分享到:
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沪保监发〔201737

各保险专业中介机构

    为规范上海地区保险专业中介机构合规管理工作,进一步提升保险专业中介机构合规管理水平,促进保险中介市场健康发展,我局制定了《上海保险专业中介机构合规指引》。现予以印发,请遵照执行。

特此通知

                                                                     上海保监局

                                                                    201738

上海保险专业中介机构合规指引

第一章 总则

第一条 为规范上海地区保险专业中介机构内部运营,提高保险专业中介机构合规管理水平,促进上海地区保险中介市场健康发展,根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国保险法》、《保险专业代理机构监管规定》、《保险经纪机构监管规定》、《保险公估机构监管规定》等法律法规,制订本指引。

第二条 本指引所称保险专业中介机构,是指保险专业代理机构、保险经纪机构和保险公估机构及其分支机构。

第三条 本指引所称的合规管理,是指保险专业中介机构及其从业人员,在合理的治理结构基础上,依据各自职责,制定和执行内部管理制度,采取适当措施,合理防范和有效控制经营管理行为中的风险,以确保机构依法合规经营的行为。

第四条 保险专业中介机构应当按照本指引的要求,建立健全合规管理制度,完善合规管理组织架构,明确合规管理责任,构建合规管理体系,有效识别并积极主动防范化解合规风险,确保机构稳健运营。

第二章 法人治理

第五条 本指引所称的法人治理是指公司制保险专业中介机构建立的以股东(大)会、董事会、监事会、管理层等内设机构为主体的责任明确、相互制衡的组织架构,以及科学高效的决策、激励和约束机制。

股东人数较少或者规模较小的有限责任公司,可以设一名执行董事和一至两名监事,不设董事会和监事会。

第六条 保险专业中介机构法人治理的基本要求是:

    (一)完善的股东(大)会、董事会(执行董事)、监事会(监事)、管理层的议事制度和决策程序;

(二)明确的股东、董事、监事和经理的权利、义务;

(三)面向全体股东的完善的财务信息公开制度。

第七条 保险专业中介机构必须依法制定公司章程。公司章程应至少明确以下内容:

(一)机构的名称住所、经营范围、注册资本等;

(二)股东(大)会、董事会(执行董事)、监事会(监事)以及管理层的产生、职权、议事规则等;

(三)法定代表人由董事长、执行董事或者总经理担任;

(四)《中华人民共和国公司法》列明的及股东(大)会会议认为需要规定的其他事项。

第八条 股东(大)会由全体股东组成,是保险专业中介机构的权力机构,依据《中华人民共和国公司法》和公司章程行使下列职权:

(一)决定机构的经营方针和投资计划;

(二)选举和更换由非职工代表担任的董事、监事;

(三)审议批准董事会(执行董事)、监事会(监事)的报告;

(四)对机构增加或减少注册资本作出决议;

(五)修改公司章程;

(六)《中华人民共和国公司法》列明的及公司章程规定的其他职权。

第九条 一人有限责任公司不设股东会,股东行使职权做出决定时,应采用书面形式,并由股东签名后置备公司。

国有独资公司不设股东会,由国有资产监督管理机构行使股东会职权。

第十条 董事会(执行董事)对股东(大)会负责,依据《中华人民共和国公司法》和公司章程行使下列职权:

(一)执行股东(大)会决议;

(二)制定机构的经营计划、投资方案、重大资产处置方案和基本管理制度,决定机构内部管理机构的设置,其中经营计划应包括但不限于业务目标、经营模式、分支机构的设立等内容;

(三)决定聘任或解聘机构的高级管理人员、财务负责人;

(四)制定机构增加或减少注册资本的方案;

(五)《中华人民共和国公司法》列明的及公司章程规定的其他职权。

第十一条 管理层负责组织开展保险专业中介机构的经营管理活动,依据《中华人民共和国公司法》和公司章程行使相关职权。

经保险专业中介机构董事会决定,董事会成员可以兼任机构主要负责人;机构不设董事会的,执行董事可以兼任机构主要负责人;国有独资公司的董事会成员,经国有资产监督管理机构同意,可以兼任机构主要负责人。

第十二条 监事会(监事)履行监督职责,依据《中华人民共和国公司法》和公司章程行使相关职权。

保险专业中介机构的董事和高级管理人员不得兼任监事。

第十三条 保险专业中介机构不得直接或者通过子公司向董事、监事和高级管理人员提供借款。

若保险专业中介机构的公司章程中载明了向未担任董事、监事和高级管理人员的股东及员工提供借款的事项,应当包括借款限额、借款用途、还款期限、股东(大)会决策流程等具体要求。

公司章程未对上述人员借款事项作出规定的,或借款事项不符合公司章程要求的,机构不得提供借款。

第十四条 合伙制机构参照执行本章要求,并依法在合伙协议中载明机构名称、经营范围、合伙事务的执行等事项。

第三章 组织管理

第十五条 保险专业中介机构应当建立分工合理、职责明确的组织架构,制订组织架构管理制度,说明组织架构设置、岗位职责和报告关系,明确关键岗位、特殊岗位、不相容岗位及其控制要求。

第十六条 保险专业中介机构应当根据自身条件和经营需要设立内设部门或岗位。

全国性保险专业中介机构原则上应至少设立以下部门:合规部门(风控部门)、财务部门、业务管理部门。

区域性保险专业中介机构原则上应至少设立以下岗位:合规岗、财务岗、业务管理岗。

经营互联网保险业务的保险专业中介机构,还应设立信息技术部门。只通过第三方网络平台开展互联网保险业务的,可只设立信息技术岗。

第十七条 保险专业中介机构应当确保岗位合理设置以及岗位职权合理划分,坚持合规岗与业务岗、会计岗与出纳岗等不相容岗位相互分离,确保不同岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。

第十八条 保险专业中介机构应当具备与业务规模相适应的独立、固定经营场所,应将许可证和公司铭牌置于经营场所显著位置。

第十九条 保险专业中介机构应当在经营场所内设置独立的财务室,并保证单证、档案等存放位置相对独立。

第二十条 保险专业中介机构应当制订印鉴、证照的管理制度,明确印鉴和证照的管理岗位及职责,确保申办、保管、使用和注销等流程符合规范。

第二十一条 保险专业代理机构、保险经纪机构应当依照法律、行政法规及中国保监会有关规定,及时投保职业责任保险或者缴存保证金,职业责任保险的赔偿限额、保证金的缴存数额应符合规定要求。

保险专业代理机构、保险经纪机构应当自投保职业责任保险或者缴存保证金之日起10日内,将职业责任保险保单复印件或者保证金存款协议复印件、保证金入账原始凭证复印件报送至上海保监局。

第二十二条 保险专业代理机构、保险经纪机构应当依照法律、行政法规及中国保监会有关规定,对注册资本实施托管,并在年度外部审计中对注册资本托管情况进行审计。

第二十三条 保险专业中介机构应当制订分支机构管理办法,加强对分支机构的管控,促进分支机构健康发展,维护公司整体形象和信誉。

保险专业中介机构的分支机构应当执行总公司制定的业务、财务、人事等制度,总公司和分支机构应当使用统一的业务、财务系统。

第二十四条 总公司不在上海的分支机构,应由其总公司指定一家上海地区分支机构,作为与上海保监局进行日常监管联系的机构。

总公司、日常监管联系机构向上海保监局上报报告及材料的,如上报事项需要在相关系统中执行操作的,应确保纸质报告与系统操作同步提交。

第四章 人员管理

    第二十五条 保险专业中介机构的董事长、执行董事和高级管理人员的任职,应当符合监管规定要求,任职资格需经核准的,应事先向上海保监局提交任职资格核准申请。

保险专业中介机构的高级管理人员应当根据公司章程规定和董事会(执行董事)要求实际履职。

第二十六条 未经股东()会同意,保险专业中介机构的董事和高级管理人员,不得在存在利益冲突的机构中兼任职务。

保险公估机构的合伙人不得自营或同他人合作经营与本机构相竞争的业务。

第二十七条 保险专业中介机构任免董事长、执行董事和高级管理人员,应自决定作出之日起5日内,报告上海保监局。

保险专业中介机构应确保历任主持工作的高级管理人员任期连续,主持工作的高级管理人员不再实际履职的,机构应及时办理相关离任事项及下任主持工作的高级管理人员的任职事项。

第二十八条 保险专业中介机构在特殊情况下任命临时负责人的,应自任命决定作出之日起5日内报告上海保监局,临时负责人任职时间最长不得超过3个月。

第二十九条 保险专业中介机构应当制定从业人员聘用、管理、解聘等办法,切实加强对从业人员职业素质的培养和道德风险的防范。

第三十条 保险专业中介机构应当建立从业人员的管理档案,及时、准确、完整地登记从业人员的基本资料、培训情况、业务情况等内容,留存从业人员身份证明等资料。其中,基本资料应至少包括从业人员的姓名、性别、身份证号、归属团队、入离司时间、执业证编号、执业登记或注销时间、手机号码、联系地址等信息。

第三十一条 保险专业中介机构应当为符合监管规定的从业人员在中国保监会保险中介监管信息系统中办理执业登记,发放执业证书,并做好后期对执业登记事项的维护工作。

第三十二条 保险专业中介机构应当加强对从业人员的日常管理工作,定期对从业人员队伍进行排查,按照机构的解聘办法,对违反法律法规的或较长时间不开展业务的从业人员及时进行清理。

第五章 业务管理

第三十三条 保险专业代理机构应当与被代理保险公司签订书面委托代理合同,保险经纪机构、保险公估机构与委托人签订书面委托合同,依法约定双方的权利义务及其他事项。签订的合同不得违反法律、行政法规及中国保监会有关规定。

第三十四条 保险专业中介机构应当制作规范的客户告知书,并在开展业务时向客户出示。

客户告知书至少应当包括保险中介机构的名称、营业场所、业务范围、联系方式等基本事项,保险专业代理机构还应在客户告知书中说明被代理保险公司的名称、营业场所、业务范围、联系方式等基本事项。

保险专业中介机构及其董事、高级管理人员与业务相关的保险公司、保险中介机构存在关联关系的,应当在客户告知书中说明。

第三十五条 保险专业中介机构及其从业人员应当严格按照法律、行政法规和中国保监会的有关规定开展业务,不得有欺骗投保人、被保险人、受益人或者保险公司的行为。

第三十六条 保险专业代理机构、保险经纪机构应当按照准确、完整、安全、保密的原则,收集、记录客户信息,并将客户信息真实、完整地提交给保险公司。

其中,人身保险客户信息应当包括投保人、被保险人和指定受益人的姓名、性别、出生日期、身份证件或身份证明文件的类型、号码,以及投保人的联系电话和联系地址等客户个人信息。

第三十七条 保险专业中介机构应当防范金融风险交叉传递,严格按照法律、行政法规及中国保监会有关规定规范非保险金融产品的销售行为,机构及其从业人员不得销售不符合规定的非保险金融产品。

第三十八条 保险专业中介机构应当建立反洗钱内控制度,禁止来源不合法资金投资入股。

保险专业中介机构应当开展反洗钱培训、宣传,妥善处置涉及本机构的重大洗钱案件,配合反洗钱监督检查、行政调查以及涉嫌洗钱犯罪活动的调查,对依法开展反洗钱的相关信息予以保密。

第三十九条 保险专业中介机构应当建立统一规范的客户服务标准,采用统一的对外文件标准格式和业务流程,尽职尽责地做好客户服务工作。

第四十条 保险专业中介机构接受保险公司委托向投保人递送保险单的,应当安排专门人员负责保单送达,不得由保险销售从业人员、保险经纪从业人员直接送达。

第四十一条 保险专业中介机构应当加强单证管理,制订并严格实施单证管理制度,明确单证的存放、领用、盘点、核销、缴回、作废等管理规范,及时与保险公司做好单证交接工作。

第四十二条 保险专业中介机构应当建立完整规范的业务档案,制订业务档案管理制度,确保业务档案的真实性和完整性。保险专业中介机构的业务档案应当包括业务台账以及相关的原始单据。

第四十三条 保险专业代理机构的业务台账,应当至少包括以下内容:

(一)保单的基本情况,包括保险人、投保人、被保险人名称或者姓名、代理保险产品名称、保单销售人员姓名、保险金额、保险费、缴费方式等;

(二)保险费代收和交付被代理保险公司的情况,

(三)佣金金额和收取情况;

(四)其他重要业务信息。

保险专业代理机构业务台账相关的原始单据应当至少包括以下材料:委托代理合同、投保单据、客户告知书、业务结算单以及其他重要原始凭证。原始单据的保存可以根据机构实际需要采用电子影像件或纸质件形式保存。

第四十四条 保险经纪机构的业务台账,应当至少包括以下内容:

(一)通过本机构签订保单的主要情况,包括保险人、投保人、被保险人名称或者姓名、产品名称、保险金额、保险费、缴费方式等;

(二) 保险费交付保险公司的情况、保险金或者退保金的代领以及交付投保人、被保险人或者受益人的情况;

(三)佣金金额和收取情况;

(四)本机构咨询业务所涉及的主要情况,包括委托人名称、咨询项目、咨询费收取情况等;

(五)其他重要业务信息。

保险经纪机构业务台账相关的原始单据应当至少包括以下材料:委托合同、投保单据、客户告知书、业务结算单、评估报告或咨询报告以及其他重要原始凭证。原始单据的保存可以根据机构实际需要采用电子影像件或纸质件形式保存。

第四十五条 保险公估机构的业务台账,应当至少包括以下内容:

(一)保险公估业务所涉及的主要情况,包括保险人、投保人、被保险人和受益人的名称或者姓名,保险标的、事故类型、估损金额等;

(二)报酬金额和收取情况;

(三)其他重要业务信息。

保险公估机构业务台账相关的原始单据应当至少包括以下材料:委托合同、客户告知书、业务结算单、公估报告以及其他重要原始凭证。原始单据的保存可以根据机构实际需要采用电子影像件或纸质件形式保存。

第四十六条 保险专业中介机构应当制订信息系统管理制度,明确人员职责、数据管理、操作流程和风险控制等规范。业务、财务管理系统应能真实、准确、完整地记载业务和财务信息,并实行分口令、分权限管理,确保信息的完整性、安全性和可用性。总公司应具备对分支机构业务、财务系统的实时查询权限。

第四十七条 开展互联网保险业务的保险专业中介机构,应当严格按照法律、行政法规及中国保监会有关规定开展业务,做好信息披露工作,加强对业务数据的安全管理。

第四十八条 保险专业中介机构不得以下列方式实施股权激励:

(一)为快速做大业务规模而随意拓宽股权激励对象的范围;

(二)以股权激励等形式进行非法集资;

(三)对激励方案进行欺骗或者误导性宣传,如股权激励与未来机构上市简单挂钩、夸大未来机构上市带来的收益等;

(四)诱导销售人员为获得激励而购买自保件;

(五)以激励为名向客户赠送股权、返回不正当利益;

(六)对未在本机构连续执业两年以上的销售人员实施股权激励。

第六章 财务管理

第四十九条 保险专业中介机构应当依据法律、行政法规及中国保监会有关规定,制订对货币资金收支和保管、实物资产管理、对外投资决策、成本费用控制等进行规范的制度,加强预算管理,建立完备的财务管理体系。

第五十条 保险专业中介机构应当对财务工作实施授权管理,明确总公司及分支机构的内部各级管理层、具体经办人员的权限范围和审办流程。保险专业中介机构应当限制未经授权的人员直接接触财务及相关工作。

第五十一条 保险专业中介机构应当在每一会计年度终了时,编制财务会计报表,并经具备资质的会计师事务所审计。保险专业中介机构应当在会计年度结束后3个月内将年度审计报告报送至上海保监局。

第五十二条 保险专业中介机构应当依法建立固定资产管理制度,规范固定资产管理流程,明确固定资产在申购、采购、使用、盘点、保管、折旧、报废等环节的具体要求。

第五十三条 保险专业中介机构应当依法向主管税务机关申领发票,并妥善保管空白发票,不得伪造、私造发票,不得以其他单据或白条代替发票开具。

第五十四条 保险专业中介机构与保险公司开展合作时,应在合作协议中明确约定合作期限、合作内容、支付标准、保险公司唯一付款账号、保险专业中介机构唯一收款账号。涉及多币种业务的保险专业中介机构应当明确分币种的唯一收款账号。保险专业中介机构收款账号的开户名应与合作协议中保险专业中介机构名称一致。付款账号或收款账号发生变更的,应以补充协议形式约定。

第五十五条 保险专业中介机构应当完善会计档案管理制度,严格查阅手续,防止会计档案被替换、更改、损毁或遗失。

第七章 附则

第五十六条 本指引适用于在上海市行政区域内经营的保险专业中介法人机构及其本地分支机构,以及外地保险专业中介法人机构在本地设立的分支机构。法律、行政法规及中国保监会有关规定对外资机构另有规定的,适用其规定。

第五十七条 本指引中有关期限,除以年、月表示的以外,均以工作日计算。

第五十八条 本指引由上海保监局负责解释。

第五十九条 本指引自发布之日起实行,有效期三年。

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